Lo peor que le puede pasar a una reunión es ser aburrida. Y es habitual… 

Organizar un evento, congreso o reunión de éxito es un gran reto y, desde hace algunos años, aquellos que buscan innovar han dirigido su mirada al norte, buscando nuevas alternativas.  

En el año 2003, el proyecto danés “The meeting concept of the future” se planteaba cómo serían las reuniones del futuro, y cómo habían cambiado en los últimos años. Desgraciadamente, descubrieron que el sector estaba estancado y sin mayor innovación. El escenario era complicado, pero expertos en el tema trabajaron hasta alcanzar su objetivo: hallar una metodología que transformara las reuniones en experiencias de valor, conseguir que los participantes dejaran de ser espectadores para convertirse en parte activa de la reunión. El conjunto de procesos, metodologías y buenas prácticas que finalmente desarrollaron es lo que hoy en día conocemos como meetovation.

Como su nombre indica, el concepto meetovation agrupa dos conceptos clave: “meeting” y “motivation” (encuentro y motivación). Según esta filosofía, si las personas salen convencidas de haber aprovechado el tiempo tras un evento, reunión o congreso, habrá valido la pena celebrarlo.

Para conseguirlo, hay que cuestionarse la utilidad de cada reunión. ¿Es realmente necesaria? ¿está pensada para ser productiva? Tenemos que analizar en serio el tiempo que les dedicamos dentro de nuestra jornada laboral. Se estima que algunos trabajadores pasan entre un 20% y un 50% de su tiempo reunidos, y que a menudo terminan estas reuniones sin percibir ningún avance.

La meetovation busca erradicar a las viejas dinámicas, como los largos monólogos de dirección, por ejemplo; todos deben participar en una reunión para que el encuentro sea productivo, hay que invitar al equipo a comentar y aportar su punto de vista de cada proyecto, invitando también a personas de otros departamentos que puedan aportar una visión de valor. O, por qué no, traer a un experto externo para comparar opiniones.

Para realizar reuniones eficientes de verdad, debemos basarnos en cinco elementos clave. Los cinco pilares de la meetovation son:

1. Implicar activamente a los participantes

Un buen evento es aquel que anima a sus participantes a implicarse, no solo a escuchar. Y es que cuando nos involucramos, nos sentimos parte de una actividad y, tratándose de un evento, la sensación de aprendizaje, motivación y satisfacción aumenta. Una implicación activa nos ayudará a recibir feedback de los asistentes y a ampliar la red de contactos.

2. Inspirarse en el entorno local

Puede usarse el potencial del entorno para que la experiencia de los participantes sea inolvidable. Localizar a un experto local e invitarlo a compartir sus experiencias es una iniciativa muy popular. Una buena manera de compartir experiencias, ideas y contactos. La temática puede estar directamente relacionada con el evento o bien puede hablar sobre un tema más general, como la historia y curiosidades locales.

3. Buscar espacios creativos

El espacio físico donde se celebre el evento debe transmitir cierta energía: mobiliario con carácter, una distribución concreta, zonas abiertas o salas, etc. Todo suma para conseguir un ambiente creativo, ¡hasta la conexión wi-fi!

4. Pensar de manera responsable

Que una empresa sea responsable es ya una exigencia. Además, es bueno para su imagen, sus presupuestos y para el planeta. Pueden usarse materiales reciclados, servir alimentos locales orgánicos, garantizar una buena ventilación en el espacio, habilitar zonas de descanso o buscar mobiliario cómodo como sillas ergonómicas. Se trata de pensar en el bienestar de las personas y del medio ambiente.

5. Cuantificar el retorno de la inversión

Después de invertir tiempo, dinero y esfuerzo en un evento, es importante analizar sus resultados. Desde la filosofía meetovation se recomienda marcar objetivos claros y medibles durante la planificación, ejecución y seguimiento de la reunión.